PKMM NEGERI JOHOR: April 2014

PERANAN DALAM PERSATUAN

1. Penaung atau Penasihat
- Kedua-dua jawatan ini tidak memainkan peranan yang aktif dalam pengendalian persatuan, tetapi nasihat mereka akan diminta jika diperlukan.
- Penaung selalunya menjadi pelindung pada persatuan dan penjaga imej persatuan. Biasanya lebih besar dan terkenal sesebuah persatuan, maka Penaungnya juga merupakan orqang-orang kenamaan yang terkenal. Contohnya Persatuan Pandu Puteri Malaysia, penaungnya ialah Raja Permaisuri Agong.

2. Presiden / Yang DiPertua (Pengerusi)
Sebagai pemimpin, Presiden / Yang DiPertua (YDP) memainkan peranan penting dalam sesebuah persatuan atau pertubuhan tersebut. Beliau akan menjadi penggerak, teras dan sumber ilham serta memberi nafas baru terhadap kemajuan perjalanan dan perkembangan persatuannya. Antara lain tanggungjawab YDP adalah:
- Mestilah bersedia berbakti, mengambil tindakan serta bertanggungjawab menyelesaikan masalah yang berbangkit dengan adil dan berkesan. YDP harus kreatif dan mempunyai kebolehan dalam menyelesaikan masalah.
- Bertanggungjawab menjayakan aktiviti persatuannya dan berperanan melaporkan kepada Penaung atau Penasihat. Juga memastikan jentera pentadbiran persatuan tidak menyeleweng dari dasar asal.
- Dapat menyatukan semua ahli jawatankuasa dan ahli-ahli persatuan dalam semua aspek.
- Mempengerusikan semua mesyuarat agung dan mesyuarat ahli jawatankuasa, menguruskan pembahagian tugas ahli-ahli jawatankuasa serta menyelaraskan semua tugas dan kegiatan persatuan.
- Membuat penilaian, perancangan, dan menggubal dasar persatuan dari masa ke semasa agar pengurusan persatuan berjalan dengan lancar dan sempurna.

3. Timbalan Presiden / Naib Presiden / Naib Yang DiPertua
Adakalanya Timbalan Presiden / Naib Presiden /Naib Yang DiPertua (NYDP) dilantik seorang atau lebih bergantung kepada keperluan persatuan. Misalnya NYDP lelaki dan juga wanita. Ia bergantung kepada keperluan ahli dan mesti mengikut perlembagaan.
- Membantu segala tugas Presiden / Yang DiPertua.
- Memangku tugas YDP semasa ketiadaan beliau.

4. Setiausaha
Merupakan teras dan teraju persatuan dan sebagai nadi bagi menggerakkan sesebuah persatuan.
Umumnya beliau merupakan seorang yang berdedikasi, bertanggungjawab dan berupaya memikul tugas yang berat dan mencabar. Antara lain peranan Setiausaha adalah:
- Menghidupkan dan memberi nafas baru kepada pertubuhan yang dianggotainya.
- Menjaga urusan jentera pentadbiran dan pengurusan persatuan.
- Berkewajipan menyelaraskan semua kegiatan dan projek yang dirancang.
- Bertanggungjawab dalam menyediakan minit, notis, agenda dan pelbagai laporan.
- Menguruskan surat menyurat, sistem fail, buku, stok alatulis, pekeliling dan sebagainya.
- Menguruskan tempahan dewan untuk mesyuarat, dan menyediakan pelbagai borang yang berkaitan dengan tugasnya.
- Hadir dalam setiap mesyuarat untuk mencatat minit dan jika tidak dapat hadir, tugas dilaksanakan oleh Penolong Setiausaha.
- Menandatangani semua cek dan baucer selain Presiden/YDP dan Bendahari.
- Menyediakan Laporan Mesyuarat / Mesyuarat Agung.

5. Penolong Setiausaha
Adakalanya persatuan perlu melantik seorang Penolong Setiausaha apabila program atau aktiviti yang akan dilaksanakan adalah besar, berat dan meluas. Lazimnya beliau akan membantu Setiausaha dan memangku jawatan tersebut apabila ketiadaan Setiausaha.

6. Bendahari
- Bertanggungjawab terhadap semua hal ehwal kewangan persatuan.
- Menandatangani semua cek dan baucer bersama-sama Presiden/YDP atau Setiausaha.
- Menjaga dan memastikan wang persatuan hanya digunakan untuk perkara yang berfaedah sahaja.
- Boleh menyimpan wang tunai tetapi dipastikan tidak melebihi apa yang dibenarkan oleh perlembagaan persatuan. Wang tunai yang lain atau cek diterima hendaklah dimasukkan dalam akaun persatuan.
- Memastikan perbelanjaan bagi sesuatu tahun tidak melebihi anggaran yang telah diluluskan oleh mesyuarat agung sebelumnya.
- Mengutip yuran bulanan atau tahunan dari ahli.
- Menyimpan buku penyata, buku akaun bank, buku cek, resit, buku wang keluar masuk dan buku wang tunai.
- Menyediakan Laporan Kewangan untuk Mesyuarat / Mesyuarat Agung

7. Ahli Jawatankuasa
Pemilihan ahli jawatankuasa biasanya dibuat dalam mesyuarat agung tahunan. Tugas mereka antara lain:
- Menghadiri semua mesyuarat persatuan.
- Menerima dan melaksanakan semua tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka.
- Menyumbangkan idea, pendapat dan tenaga untuk menjayakan rancangan atau projek yang telah ditetapkan oleh persatuan.
- Boleh melantik ahli-ahli jawatankuasa kecil jika dirasakan perlu.
- Bersama-sama bertanggungjawab terhadap segala keputusan yang telah dipersetujui dalam sesuatu mesyuarat.

Ahli jawatankuasa biasanya akan dijemput menghadiri mesyuarat dengan notis sekurang-kurangnya dua minggu dari tarikh mesyuarat. Seseorang ahli jawatankuasa yang tidak hadir mesyuarat tiga (3) kali berturut-turut tanpa alasan boleh dianggap sebagai telah meletak jawatan sebagai ahli jawatankuasa dan tindakan yang sah boleh diambil (jika perlu). Jika ada ahli jawatankuasa yang meninggal dunia, maka lantikan baru boleh dibuat.

8. Pemeriksa Kira-kira
Biasanya dua orang Pemeriksa Kira-kira yang tidak terdiri daripada pegawai dan ahli jawatankuasa akan dilantik dalam mesyuarat agung tahunan. Antara lain tugas mereka adalah:
- Memeriksa penyata kewangan persatuan bagi tempoh lantikan dan membuat laporan atau pengesahan untuk mesyuarat agung.
- Memeriksa penyata kewangan persatuan bagi mana-mana masa dalam tempoh jawatan mereka dan memberi laporan pada jawatankuasa pada bila-bila masa yang dikehendaki oleh YDP.

9. Ahli Biasa
Biasanya ahli sesebuah persatuan terbuka kepada golongan tertentu yang mempunyai kepentingan bersama. Umumnya permohonan menjadi ahli persatuan dimajukan kepada Setiausaha dan seterusnya dipanjangkan kepada jawatankuasa untuk diluluskan. Jawatankuasa boleh mengikut budibicara menolak mana-mana permohonan tanpa memberikan sebarang alasan. Sebagai ahli sebuah persatuan, antara tanggungjawab yang perlu dipenuhi adalah:
- Membayar yuran keahlian kepada Bendahari samada secara bulanan atau tahunan mengikut cara yang diamalkan oleh persatuan tersebut. Terdapat juga persatuan yang mengenakan bayaran seumur hidup iaitu dengan cara bayaran sekaligus sahaja.
- Memberi surat bertulis jika hendak berhenti menjadi ahli dan mebayar semua hutang-hutang yuran yang tertunggak jika ada.
- Membantu mengemaskan perjalanan mesyuarat jika diminta oleh Presiden / YDP atau Setiausaha seperti mengira undi, mencatat nama, menjadi penyambut tetamu, menyediakan jamuan dan sebagainya.
- Menghadiri Mesyuarat Agung dan melaksanakan tanggungjawab sebagai ahli.